Wprowadzanie do przedsiębiorstwa systemu erp, jest przedsięwzięciem bardzo skomplikowanym. Nic w tym dziwnego – systemy erp są już same w sobie bardzo złożone i trudno wybrać ten idealny dla swojej firmy. Jeśli więc decydujemy się na wprowadzenie takiego systemu, weźmy pod uwagę kilka poniższych porad. Ułatwią one podjęcie odpowiedniej decyzji i wskażą, czego nie robić by nie popełnić błędu.

Grzechy główne podczas wyboru systemu erp.

Traktowanie nowego systemu, jako ostatniego elementu w rachunku kosztów. O co chodzi? Po prostu szereg firm, a konkretnie ich zarządów, traktuje systemy zarządzania erp jako „zło konieczne”. Nie przejmują się oni tym, jak ów system może wpłynąć na kondycję firmy. Wręcz przeciwnie, dla wielu z nich nie ma znaczenia jak system się wdroży. Przecież „jakoś to będzie”.
Kolejnym, bardzo często spotykanym błędem podczas wdrażania systemu erp jest zrzucenie wszystkich obowiązków związanych z wyborem odpowiedniego systemu bezpośrednio na… informatyka. Niestety, tak praktyka jest wciąż często spotykana. Co wtedy? Nie ukrywajmy – taki system z pewnością nie zda egzaminu. Owszem, pomoc informatyka jest tu bardzo potrzebna, ale nie może on nic zrobić bez konsultacji z zarządem. Systemy erp są przeznaczone głównie dla menedżerów. Tym samym to ich zdanie powinno się liczyć w bardzo dużym stopniu.
Strach przed nadmiernymi kosztami. Zakup, a także wdrożenie całego systemu erp to ogromny wydatek, nawet dla średnich i dużych firm. Systemy erp przynajmniej na samym początku nie są więc zbyt małą inwestycją. Co, jeśli zarząd „wystraszy się” kosztów? Może się okazać, że narzuci on pracownikom odpowiedzialnym za wdrożenie systemu maksymalizację oszczędności. Takie rozwiązanie nie jest nikomu potrzebne. Jeśli systemy erp mają być pozbawione swoich największych możliwości, to po co w ogóle je wdrażać. Jeśli boimy się kosztów i innowacji, jakie wniesie tutaj system to po co się na niego decydować. Lepiej zostawić wszystko tak jak jest…
Brak zaangażowania zarządu… To kolejny „grzech ciężki” który ma miejsce bardzo często. Tymczasem nikt inny tylko zarząd, może własnoręcznie wprowadzić strategiczne dla projektu zmiany. Tylko on, może zatwierdzać kolejne etapy projektu wdrażania nowego systemu. I tylko on, może – we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za wdrożenie – zatwierdzać ewentualne zmiany.
Brak odpowiedniego zespołu wdrożeniowego. Nie ukrywajmy – instytucja zarządu jest tu jak najbardziej potrzebna i wymagana. Jednak głównym „ciałem” odpowiedzialnym za wdrożenie jest właśnie zespół który będzie je wykonywał własnoręcznie. Nie można do tego wziąć ludzi „z łapanki”. Potrzeba osób, które znają się na swojej pracy. Ponadto trzeba w takim zespole lidera, który będzie potrafił rozdzielić zadania pomiędzy poszczególnych podwładnych i tym samym – kontrolować ich pracę. Wszystko po to, by wybór i wdrożenie nowego systemu erp nie były przysłowiowym strzałem w stopę.
Błędne podejście do samego systemu erp. Niestety, w wielu firmach wciąż pokutuje przekonanie, że system erp jest tylko kosztem a nie inwestycją. Pogląd ten, jest rozsiewany przez osoby, które źle wdrożyły system. Dobrze dobrany erp zawsze przynosi oszczędności, których niestety nie można tak łatwo zobaczyć. Nie ma ich na rachunkach bankowych. Wiążą się one z wydajniejszą pracą, zadowoleniem pracowników i większą efektywnością. W ten sposób również generujemy przychody, z tym że nie mają one postaci wpływów na konta bankowe. Zauważyć je można tylko w zmniejszonych wydatkach firmy.
Firma Boss Plus – systemy ERP jest zleceniodawcą tego artykułu.